Privacy Policy

1. Titolare del trattamento

Il titolare del trattamento è INSIDEVENT SAS, che opera con il nome Insidevents, società per azioni semplificata con sede legale in 49 rue de Châteaudun, 75009 Paris, France, iscritta al Registro del commercio e delle società con SIREN 952 496 743 e partita IVA FR27 952 496 743.
Per domande sul trattamento dei dati personali o per esercitare i propri diritti è possibile scrivere a dpo@insidevents.com oppure all’indirizzo della sede legale.

2. Ambito dell’informativa

Questa informativa riguarda i dati trattati attraverso il sito insidevents.com, i moduli pubblicitari e di richiesta informazioni, la posta elettronica, il CRM commerciale, le newsletter e i contatti professionali. Le regole specifiche sui cookie e sugli altri tracciatori sono descritte nella Cookie Policy del sito.

3. Dati trattati

- Dati identificativi e di contatto. Nome, cognome, indirizzo email, numero di telefono e lingua della comunicazione.
- Dati professionali. Azienda, funzione o ruolo, indirizzo email professionale e settore, quando pertinenti.
- Interessi e richieste. Sport, evento, data, numero di partecipanti, tipologia di esperienza o hospitality richiesta, note e preferenze dichiarate.
- Budget. Fascia o importo indicativo riferito esclusivamente alla singola richiesta o opportunità per cui viene raccolto.
- Rapporto commerciale. Origine del contatto, campagne e moduli di provenienza, richieste, proposte, email e risposte, telefonate, videochiamate, incontri, follow-up, stato delle opportunità ed esito della relazione.
- Marketing e consensi. Preferenze tematiche, consenso o opposizione, data, fonte, versione del testo mostrato, disiscrizioni, clic e altre interazioni con i messaggi, se la relativa misurazione è attiva.
- Dati tecnici. Identificativi della richiesta e della campagna, data e ora, log delle automazioni e informazioni necessarie alla sicurezza, alla deduplicazione e alla diagnosi degli errori.
I campi liberi non devono essere utilizzati per comunicare dati sensibili o informazioni non necessarie alla richiesta.

4. Origine dei dati

I dati possono essere raccolti direttamente dalla persona tramite moduli Wix o Meta, email, telefonate, videochiamate e incontri. Possono inoltre provenire da clienti o relazioni già esistenti e, per la prospezione B2B, da fonti professionali accessibili al pubblico, come siti aziendali o profili LinkedIn. Quando i dati non sono raccolti direttamente, Insidevents informa la persona sulla fonte al più tardi nel primo contatto, salvo un’eccezione prevista dalla legge.

5. Finalità e basi giuridiche

- Gestione delle richieste e dei preventivi. I dati sono trattati per adottare misure precontrattuali richieste dall’interessato.
- Gestione di ordini e servizi. I dati sono trattati per eseguire il contratto e adempiere agli obblighi di legge.
- Gestione del CRM e della relazione commerciale. I dati sono trattati per gestire richieste e contratti e sulla base del legittimo interesse di Insidevents a organizzare la relazione, evitare duplicati e mantenere uno storico corretto.
- Newsletter e offerte a persone fisiche non clienti. L’invio si basa sul consenso preventivo, revocabile in qualsiasi momento.
- Offerte analoghe a clienti esistenti. L’invio può basarsi sul legittimo interesse nei limiti dell’eccezione prevista per servizi analoghi, con possibilità semplice e gratuita di opposizione in ogni messaggio.
- Prospezione verso professionisti. L’invio può basarsi sul legittimo interesse di Insidevents quando la proposta è attinente al ruolo professionale del destinatario, che viene informato e può opporsi in modo semplice e gratuito.
- Segmentazione delle comunicazioni. Sport, eventi, lingua e interessi dichiarati possono essere utilizzati per rendere le comunicazioni più pertinenti. La base giuridica è la stessa applicabile al relativo invio.
- Sicurezza, diagnosi e conformità. I dati sono trattati sulla base del legittimo interesse alla sicurezza e alla corretta gestione e, quando applicabile, per adempiere a obblighi di legge.

6. Dati obbligatori e facoltativi

I campi contrassegnati con un asterisco sono necessari per rispondere alla richiesta. Se non vengono forniti, Insidevents potrebbe non riuscire a ricontattare l’interessato o formulare una proposta. Il consenso alle newsletter è sempre facoltativo: il rifiuto non impedisce di inviare una richiesta né di ricevere la relativa risposta.

7. Destinatari e fornitori

I dati sono accessibili soltanto alle persone autorizzate da Insidevents e ai fornitori che li trattano per conto della società sulla base di istruzioni contrattuali. In funzione del canale utilizzato, tali fornitori possono comprendere Wix per il sito e i moduli web, Meta per i moduli pubblicitari, Airtable per il CRM, Brevo per le newsletter, Google Workspace e i servizi di posta configurati da Insidevents, n8n e il provider del server utilizzato per le automazioni, oltre a consulenti tecnici, amministrativi e legali.
I dati possono inoltre essere comunicati ad autorità quando richiesto dalla legge o ai fornitori degli eventi quando necessario per preparare o svolgere il servizio richiesto. Insidevents non comunica i dati a terzi affinché li utilizzino per proprie campagne commerciali senza una base giuridica separata e un’informazione specifica.

8. Trasferimenti fuori dallo Spazio economico europeo

Alcuni fornitori o loro subfornitori possono trattare dati in paesi esterni allo Spazio economico europeo. In tali casi Insidevents utilizza, secondo il caso, una decisione di adeguatezza della Commissione europea, il quadro UE-USA per i soggetti aderenti oppure clausole contrattuali standard e misure supplementari. È possibile chiedere maggiori informazioni sulle garanzie applicate scrivendo al contatto privacy.

9. Tempi di conservazione

- Prospect non clienti. I dati sono conservati per il tempo necessario a gestire la richiesta e, per la prospezione, fino a tre anni dalla raccolta o dall’ultimo contatto proveniente dal prospect. La sola apertura di un’email non rinnova il termine.
- Clienti. I dati sono conservati per tutta la relazione contrattuale. Quelli utilizzati per offerte successive possono essere mantenuti fino a tre anni dalla fine della relazione o dall’ultimo contatto proveniente dal cliente.
- Documenti contabili. Contratti, fatture e documenti contabili sono conservati per i termini previsti dalla legge; i documenti contabili possono essere conservati per dieci anni.
- Consenso. La prova del consenso è conservata finché il trattamento si basa sul consenso e successivamente, in forma limitata, per il tempo necessario a dimostrare la conformità e tutelare i diritti.
- Opposizioni e disiscrizioni. I dati minimi necessari sono conservati in una lista di esclusione per evitare nuovi invii e dimostrare il rispetto della richiesta.
- Log tecnici. I log sono conservati per un periodo proporzionato alle finalità di sicurezza, diagnosi e prova.

10. Segmentazione e decisioni automatizzate

Insidevents può organizzare i contatti in segmenti sulla base di informazioni dichiarate, come sport, evento, lingua, tipologia di cliente e interessi, per evitare comunicazioni non pertinenti. Questa attività non produce decisioni esclusivamente automatizzate con effetti giuridici o analogamente significativi. Le decisioni commerciali e i follow-up restano sotto controllo umano.

11. Sicurezza

Insidevents adotta misure tecniche e organizzative proporzionate ai rischi, tra cui accessi individuali e limitati, autenticazione adeguata, tracciamento delle automazioni, gestione degli errori e procedure per cancellazioni, opposizioni e incidenti.

12. Diritti delle persone

Nei casi previsti dal RGPD, la persona può chiedere accesso, rettifica, cancellazione, limitazione e portabilità dei dati; può opporsi ai trattamenti fondati sul legittimo interesse e può revocare in qualsiasi momento il consenso senza pregiudicare i trattamenti già effettuati. L’opposizione al marketing è sempre presa in carico.
Le richieste possono essere inviate a dpo@insidevents.com. Insidevents risponde di regola entro un mese; il termine può essere prorogato nei casi previsti dalla legge. Un documento di identità sarà richiesto soltanto quando esista un dubbio ragionevole sull’identità del richiedente.
È inoltre possibile presentare un reclamo alla Commission nationale de l’informatique et des libertés, CNIL, tramite il sito www.cnil.fr.

13. Minori

I moduli commerciali e l’iscrizione alle newsletter sono destinati a persone maggiorenni. Gli eventuali dati di minori partecipanti a un evento sono raccolti soltanto quando necessari all’organizzazione del servizio e tramite il genitore, il tutore o il cliente responsabile della prenotazione.

14. Cookie e tracciatori

Il sito può utilizzare cookie tecnici e, previo consenso quando richiesto, strumenti di misurazione o marketing. Scopi, fornitori, durate e modalità di scelta sono indicati nella Cookie Policy e nel pannello di gestione dei cookie.

15. Aggiornamenti

Insidevents può aggiornare questa informativa quando cambiano i trattamenti, i fornitori o la normativa. La versione aggiornata sarà pubblicata sul sito con la relativa data. In caso di modifiche rilevanti, le persone interessate saranno informate con modalità adeguate.